Doch aufgepasst: Sich Projekte und Kunden selber
aussuchen zu dürfen, immer abwechslungsreiche Tätigkeiten zu haben und
vor allem sein eigener Chef zu sein sind Vorteile, um die Freelancer
von vielen Festangestellten beneidet werden. Dass hier aber auch
Organisationstalente gefragt sind, die Akquise, Buchführung und die
fristgerechte Ausführung der Projekte selber managen müssen, ist vielen
nicht bewusst. Wo andere den „Papierkram“ abgeben können, müssen
Freelancer selber ran. Wie Sie Ihren Tagesablauf optimal planen können,
um erfolgreicher, effizienter und zeitsparender zu arbeiten, zeigen die
10 goldenen Regeln des Zeitmanagements.
1. Klare Ziele setzen
Klären
Sie für sich ab, was Sie während des Tages abarbeiten wollen (am besten
schon zu Arbeitsende am Tag zuvor). Machen Sie sich eine To-do-Liste
über die anstehenden Aufgaben. Klären Sie für sich, was Sie als erstes
erledigen möchten. TIP: die unangenehmen Dinge, wie kritische
Telefonate führen oder Arbeiten, die Ihnen weniger liegen, sollten Sie
sofort erledigen. Damit machen Sie sich den Kopf frei für restliche
Aufgaben.
2. Aufgaben bewerten
Sortieren
Sie Ihre Projekte und Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und
vergeben Sie danach die Priorität der Aufgabe. Beginnen Sie immer mit
dem Wichtigsten und arbeiten Sie dann die To-do Liste peu à peu ab.
3. Blöcke bilden
Gliedern Sie
danach die Aufgaben sinnvoll und bilden Sie thematische Blöcke.
Verbinden Sie inhaltlich ähnliche Punkte auf ihrer Liste miteinander.
So müssen Sie sich nicht ständig in neue Prozesse hineindenken und
arbeiten zudem noch zeitsparend.
4. Halten Sie sich an Zeitlimits
Setzen
Sie Zeitlimits für Ihre Aufgaben und Teilaufgaben: Also auch hier
wieder: Struktur! Setzen Sie Ihre Zeitlimits realistisch, also nicht zu
ambitioniert (damit vermeiden Sie unnötigen negativen Stress) aber auch
nicht zu konservativ (dann nehmen Sie sich selbst die nötige
Motivation). Seien Sie also realistisch zu sich selbst.
5. Planen Sie „stille Stunden“ ein
Planen
Sie Zeiten ein, in denen Sie sich nicht stören lassen. Kein Telefon,
keine SMS, kein Outlook sollte Ihre Arbeit behindern können.
Kreativität und Vorbereitung auf wichtige Termine erfordern Ruhe und
ungestörtes Arbeiten – Multitasking ist nicht immer effizient.
6. Zeitpuffer einplanen
Schaffen
Sie Zeitpuffer. Verplanen Sie nicht jede Minute des Tages. Zum einen
werden immer wieder ungeplante Störgrößen auftauchen, mit denen Sie
nicht rechnen konnten, zum anderen: Schaffen Sie Freiräume zur
Erholung, Zeitpuffer um sich mal zurück zu lehnen, die Augen zu
schließen, tief durchzuatmen oder sich zu bewegen.
7. Teilen Sie große Aufgaben in mehrere Teilaufgaben
"Auch
die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt." Untergliedern Sie
umfangreichere Aufgaben in mehrere Teilaufgaben. Ihre Aufgaben werden
somit überschaubarer und planbarer.
8. Strategien gegen Störungen entwickeln
Kalkulieren
Sie Störungen wie unpassende Telefongespräche oder unerwartete Termine
in Ihren Tagesablauf ein. Überlegen Sie sich, wie Sie für sich das
beste Arbeitsklima schaffen. Schalten Sie zur Not Ihr Telefon aus, um
konzentriert arbeiten zu können. Lösen Sie sich von der Angst etwas zu
verpassen und ständig erreichbar sein zu müssen.
9. Zeitaufwand nicht unterschätzen
In
der Praxis lässt sich vieles wunderbar planen. Die Realität sieht aber
oft anders aus. Gewöhnlich dauert vieles länger, als wir denken.
Wiederholen sich Arbeitsschritte, notieren Sie sich, wie groß der
Zeitaufwand dafür ist. Das hilft Ihnen, künftig den Zeitbedarf für
diese Tätigkeiten realistisch einzuschätzen. Sie halten nicht nur ihr
Pensum ein, sondern sind auch am Ende des Tages mit der Ausführung
ihrer Planung zufrieden
10. Nutzen Sie Ihre Leistungshochs
Finden
Sie heraus, zu welcher Tageszeit Sie die beste Leistung erbringen und
bestimmen Sie Ihre persönliche Leistungskurve. Sind sie eher der
Nachtschwärmer oder entwickeln Sie die besten Ideen in den frühen
Morgenstunden? Nutzen Sie ihr Leistungshoch gezielt aus und erledigen
Sie wichtige Aufgaben, wenn Sie in Topform sind.
